Gedragscode VPTZ Zuidoost Friesland.
Vrijwillige Palliatieve Terminal Zorg Zuidoost Friesland, hierna te noemen VPTZ Zuidoost Friesland.
Gasten (hospice) cliënten (thuis) zijn: patiënten die in het hospice of thuis door onze vrijwilligers verzorgd worden.
Doel
Wij willen graag dat de gasten/cliënten aan wie VPTZ Zuidoost Friesland zorg verleent daarover tevreden zijn. Ook vinden we het belangrijk dat onze vrijwilligers met plezier hun werk (kunnen) doen. De wijze waarop iedereen met elkaar omgaat is hiervoor doorslaggevend. VPTZ Zuidoost Friesland wil dat deze gedragscode meer is dan een papieren tijger. Daarom wordt deze gedragscode ook op onze site gezet zodat deze bekend is bij onze gasten / cliënten en hun familie en partners. De fysieke gedagscode ligt in het hospice in de protocollen-map. Daarnaast zal aan alle vrijwilligers van VPTZ Zuidoost Friesland een exemplaar van de gedragscode worden uitgereikt. Alle vrijwilligers dienen zich aan deze gedragscode te houden in hun relatie met of namens de organisatie. Wanneer er situaties ontstaan waarbij er meningsverschillen zijn over de normen en waarden die in deze gedragscode vermeld staan, kunnen deze altijd besproken worden met de direct leidinggevende.
De doelen van deze gedragscode zijn:
• Het goede imago van onze organisatie bewaken en houden.
• Het gezien worden als een goede werkgever.
• Het beschermen van de werknemer en vrijwilliger.
• Het bestrijden en voorkomen van o.a. agressie, racisme, leeftijdsdiscriminatie, discriminatie in algemene zin en seksuele intimidatie;
Hierbij komen de volgende uitgangspunten naar voren:
• Integriteit
• Respect
• Loyaliteit
Status
Deze gedragscode is uitgewerkt op basis van een aantal wettelijke bepalingen. De code ontleent hieraan een wettelijke status. De regels die hier in deze gedragscode beschreven staan, zijn gebaseerd op de de Arbo-wet.
Reikwijdte
Deze gedragscode is bedoeld voor alle vrijwilligers en medewerkers, gasten en samenwerkingspartijen. Voor alle partijen is deze gedragscode inzichtelijk en bindend.
Gedragscode
Met respect en gelijkwaardigheid vindt VPTZ Zuidoost Friesland het belangrijk dat haar gasten hun leven zoveel mogelijk op een door hun gewenste manier vorm gegeven kan worden. De medewerkers/vrijwilligers zullen de gasten vanuit hun deskundigheid daarbij ondersteunen. Samen wordt zoveel mogelijk gestreefd naar overeenstemming met respect voor de keuzes die daarbij worden gemaakt.
Als iemand zich niet houdt aan deze regels, dan kunnen maatregelen worden genomen. Dit zou in uitzonderlijke situaties zelfs kunnen leiden tot ontslag (vrijwilligers /medewerker) of beëindiging van de zorgovereenkomst (gast).
Om misverstanden te voorkomen en om te laten zien dat VPTZ Zuidoost Friesland hecht aan bepaalde normen en waarden, volgt onderstaand een beschrijving van hetgeen uitdrukkelijk verboden en/of ongewenst is. Met deze richtlijnen worden de grenzen van toelaatbaar gedrag aangegeven.
Discriminatie
Elke vorm van discriminatie op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, huidskleur, lichamelijke of geestelijke beperking, nationaliteit, geslacht, seksuele voorkeur of op welke grond ook, is niet toegestaan.
Intimidatie
Schelden, discriminerende taal uiten of met grote stemverheffing spreken, is verboden. Ook lichamelijke uitingen zoals het zich groot maken, het hinderlijk in de weg lopen of achtervolgen wordt niet geaccepteerd. Dit geldt ook voor het uiten van andere bedreigingen. Verder worden handtastelijkheden evenzo als intimidatie gezien, evenals andere vormen van lastig vallen. In dat verband kan gedacht worden aan het voortdurend telefoneren, het bovenmatig sturen van sms’jes, e-mails of andere social-media mogelijkheden en het al dan niet fysiek stalken.
Seksuele intimidatie
Elke seksueel getinte aandacht die tot uiting komt in verbaal, fysiek of non-verbaal gedrag en/of zowel opzettelijk als onopzettelijk kan zijn maar door degene(n), die hiermee wordt/worden geconfronteerd als ongewenst en/of onplezierig wordt ervaren is verboden.
Belangenverstrengeling
Elke handeling die vermenging van zakelijke- en privé-belangen kan veroorzaken, dient vermeden te worden om belangenverstrengeling te voorkomen. Deze regel houdt in dat er zonder persoonlijk belang te allen tijde betrouwbaar en professioneel moet worden gehandeld.
Diefstal
• In geval van diefstal van bedrijfseigendommen of eigendommen van cliënten, gasten of andere medewerkers, collega’s, vrijwilligers dient er melding te worden gedaan bij de direct leidinggevende.
• Er wordt aangifte gedaan en er volgt een politieonderzoek.
• Tijdens het onderzoek wordt een medewerker op non-actief gezet, in eerste instantie voor de duur van drie weken of zoveel korter/langer als dat het onderzoek duurt.
• Afhankelijk van de uitkomst van het onderzoek zal bepaald worden welke vervolgmaatregelen worden genomen.
Kleding
• Tijdens het werk bij VPTZ Zuidoost Friesland zijn er kledingvoorschriften waaraan de medewerkers moeten voldoen. Je bent het visitekaartje van de organisatie. Tijdens het werk is het niet toegestaan aanstootgevende kleding te dragen. Aanstootgevende piercings en tatoeages dienen te zijn verstopt onder de kleding.
• Van medewerkers wordt verwacht dat zij zich kleden, passend en representatief voor de functie. Dit houdt ook in dat men schone en niet versleten kleding draagt.
Overige gedragsregels
Verder gelden voor medewerkers als zij bij cliënten werkzaam zijn de volgende gedragsregels:
• Het is verboden te roken.
• Het is verboden drugs/alcohol mee te nemen of te gebruiken.
• Met een slag-, steek- of vuurwapen of alles wat als zodanig kan dienen, mag nooit de woning van een cliënt worden betreden.
Gasten in hospice of cliënt thuis
Wanneer een medewerker van VPTZ Zuidoost Friesland bij of door een cliënt wordt geconfronteerd met seksueel getinte opmerkingen, discriminatie, racisme, agressie of een andere vorm van intimidatie heeft hij/zij het recht de werkzaamheden bij deze cliënt onmiddellijk te onderbreken zonder dat dit een dringende reden voor ontslag oplevert. Tevens dient dit te worden gemeld bij de coördinator of het bestuur. De medewerker heeft het recht om opnieuw plaatsing bij de betrokken cliënten te weigeren, wanneer melding is gemaakt van één van bovenstaande punten.
Klachtenbehandeling
Mochten cliënten of hun persoonlijke vertegenwoordiger, familieleden of andere relaties klachten hebben, dan kunnen zij deze met de coordinator van de vrijwilliger bespreken. Deze zal er naar streven de klacht naar tevredenheid op te lossen. Daarnaast is het mogelijk de klacht te bespreken met de preventiemedewerker. De preventiemedewerker biedt d.m.v. hoor- en wederhoor ondersteuning bij het zoeken naar oplossingen en kan daarin bemiddelen Vanzelfsprekend is het ook altijd mogelijk na overleg met de coördinator/preventiemedewerker de klacht te bespreken met de voorzitter van het bestuur.
In het geval vrijwilligers klachten hebben, dan kunnen zij deze bespreken met de persoon op wie de klacht betrekking heeft (reguliere feedback geven). Als dit niet kan, of de klacht is niet naar tevredenheid opgelost, dan kan de klacht worden voorgelegd aan de coördinator en/of de preventiemedewerker. Vanzelfsprekend is het ook altijd mogelijk na overleg met de coördinator/preventiemedewerker de klacht met de voorzitter van het bestuur te bespreken.
In bepaalde gevallen kan er voor gekozen worden de klacht in eerste instantie met de vertrouwenspersoon te bespreken en/of aan hem/haar door te verwijzen.
Procedures
Vanzelfsprekend worden klachten volgens de daarvoor geldende procedures behandeld. Ook deze procedures zijn gebaseerd op bepaalde normen en waarden. Zodra een procedure wordt gestart, zullen alle betrokkenen op de hoogte worden gehouden van de gang van zaken.
VPTZ Zuidoost Friesland vindt het belangrijk transparant te zijn met inachtneming van het privacyreglement. Hoor- en wederhoor zullen altijd worden toegepast. Dit betekent dat de klager en degene op wie de klacht betrekking heeft, zullen worden uitgenodigd voor een of meer gesprekken. Van deze gesprekken zal altijd een schriftelijk verslag worden gemaakt. Dergelijk overleg kan bijvoorbeeld leiden tot afspraken over gedragsregels en hoe de toepassing ervan wordt getoetst. Eventuele maatregelen zullen ook altijd in verhouding (proportioneel) moeten zijn met de ernst van de situatie. Een officiële waarschuwing en ontslag zijn maatregelen die met betrekking tot de medewerker/vrijwilliger niettemin kunnen worden genomen als de uitkomst van het klachtenonderzoek daartoe aanleiding geeft.
Met gasten / cliënten en hun relaties kunnen bepaalde gedragsregels worden afgesproken. En hoewel het goed hulpverlenerschap als uitgangspunt leidend is, behoudt VPTZ Zuidoost Friesland zich het recht voor onder bepaalde omstandigheden de zorgovereenkomst met de cliënt te beëindigen. Een niet correcte bejegening van de vrijwilliger(s) kan daarvoor een reden zijn. Het besluit om maatregelen te treffen wordt uitsluitend en alleen genomen door de voorzitter van het bestuur van VPTZ Zuidoost Friesland. Deze kan ten tijde van langdurige afwezigheid deze bevoegdheid overdragen aan zijn/haar plaatsvervanger. De voorzitter zal echter niet eerder beslissen dan dat deze met betrokkenen of een vertegenwoordiging daarvan uitvoerig heeft gesproken. Van fysiek geweld, ernstige bedreigingen, vernielingen en/of agressie wordt altijd bij de politie aangifte gedaan.
Tot slot
Dit document gaat over gedrag, over normen en waarden en over maatregelen die genomen kunnen worden. Gelukkig is er zelden sprake van ontoelaatbaar gedrag. Het gaat om uitzonderlijke situaties. Niettemin vindt VPTZ Zuidoost Friesland het van belang hierover duidelijk te zijn met het oog op de veiligheid van cliënten, hun relaties en vrijwilligers / medewerkers. Laten we vraaggericht en respectvol met elkaar omgaan. Dan is er heel veel mogelijk.
NB: In de protocollen-map zitten alle belangrijke zaken m.b.t. het ARBO-beleid en RI&E zaken.
De vertrouwenspersonen staan daarin ook vermeld.
We kennen 2 vertrouwens personen.
Eén (bestuurslid) voor de vrijwilligers die wil praten (een probleem heeft met) over een coördinator.
Eén (huisarts) voor onze medewerkers die wil praten (een probleem heeft met ) over iemand van het bestuur.
Voor klachten van een cliënt / gast heeft het landelijk bureau VPTZ in Amersfoort een klachtenregeling waar zowel medewerkers / vrijwilligers alsmede familie / partners altijd hun klachten kunnen deponeren.
Aanname beleid van de VPTZ vrijwilliger
De vrijwilliger
De stichting VPTZ Zuidoost Friesland heeft ongeveer 80 mensen die op vrijwillige basis hun zorg, tijd en aandacht geven aan de stervende mens. Zowel in thuissituatie als in het hospice.
0.1 De taak van de vrijwilliger
In de thuissituatie is de vrijwilliger te gast. Hij/ zij stapt letterlijk in de eigen levenssfeer van de cliënt en familie.
De vrijwilliger voert licht verzorgende- en licht huishoudelijke taken uit, biedt emotionele- en sociale ondersteuning aan de gast, familie en eventuele andere mantelzorgers.
De vrijwilliger draagt geen inhoudelijke verantwoording in de continuering in het zorgproces. Deze verantwoordelijkheid ligt bij de wijkverpleegkundige, huisarts en familie.
(Concreet kan dit bijvoorbeeld ook inhouden dat de vrijwilliger boodschappen doet voor de gast, de was verzorgt, de afwas doet.)
In het hospice heeft de vrijwilliger de taak van gastheer/vrouw en is ter ondersteuning en aanvulling op de mantelzorgers. De vrijwilliger heeft dus een zekere zorgplicht naar de gast wat inhoudt dat hij/zij op gezette tijden de situatie van de gast controleert om zo zijn/haar werk zo goed mogelijk uit te kunnen voeren.
De vrijwilliger voert licht huishoudelijke taken uit en biedt eventueel hulp aan de verpleegkundige van de thuiszorg bij verzorgende werkzaamheden. Hij/zij biedt emotionele- en sociale ondersteuning aan de gast, familie en eventuele ander mantelzorgers.
In beide werkvelden kan de vrijwilliger verder bijvoorbeeld de gast voorlezen of muziek opzetten. Helpen met eten en drinken geven. De gast helpen de juiste houding te vinden in bed etc.
De vrijwilliger stelt zich, indien nodig, terughoudend op.
0.2. Belangrijke eigenschappen
Om goed te kunnen functioneren als VPTZ vrijwilliger zijn een aantal eigenschappen van belang:
• Evenwichtig zijn. Kunnen omgaan met het verdriet en het lijden van een ander
• Bescheidenheid. In alle fijngevoeligheid ruimte laten voor de gast en familie
• Oprechtheid. Werkelijke aandacht voor de gast en de privacy.
• Luisterend vermogen. Aandacht hebben voor het verhaal van de gast zonder eigen gedachten voorop te stellen.
• Doorzettingsvermogen. De opgenomen taak afmaken al is dat soms moeilijk.
• Empatisch vermogen. De vertaalslag kunnen maken van verkregen informatie naar levensbeschouwing.
• Flexibiliteit. Bereidheid tot inval/ ruilen van inzet, het bijwonen van werkoverleg.
• Geen moeite heeft persoonlijke informatie geheim te houden
• Tactvol een eigen positie kan innemen zonder daarbij de ander tekort te doen
0.3. Overleggen VOG sinds 2019 verplicht
In de bestuursvergadering van 14 februari 2019 heeft het bestuur besloten met onmiddellijke ingang het overleggen van een VOG een vereiste is om als vrijwilliger aangesteld te kunnen worden bij VPTZ Zuidoost Friesland. De kosten van de aanvraag van een VOG komen niet ten laste van de vrijwilliger.
1 Selectie en inwerkprocedure van de kandidaat vrijwilliger
De basis van de selectieprocedure ligt in verschillende soorten van kennismaking. Het verloop van deze procedure kan op verschillende manieren verlopen.
1.1. De aanmelding, kennismaking en inwerkprocedure
Wanneer een aanmelding plaatsvindt, wordt de volgende informatie naar betreffende persoon toegestuurd:
• Folder bij aanmelding van een nieuwe vrijwilliger
• Folder van het VPTZ Zuidoost Friesland
• Aanmeldingsformulier voor vrijwilligerswerk
Wanneer het aanmeldingsformulier ingevuld geretourneerd wordt aan de coördinator vindt een kennismakingsgesprek plaats met de kandidaat-vrijwilliger. Dit gesprek wordt gevoerd door de coördinator.
Naar aanleiding van het ingevulde aanmeldingsformulier en het kennismakingsgesprek neemt de coördinator het besluit of vervolg/doorgang kan vinden of niet. Concreet betekent dit of de kandidaat- vrijwilliger wel/ niet opgenomen wordt in het inwerktraject.
Het volgen van de basistraining is een verplichting om als vrijwilliger aan de slag te kunnen voor de stichting.
Hierbij wordt de volgende regeling gehanteerd;
In de thuissituatie mag een vrijwilliger niet eerder ingezet worden tot de basis training is gevolgd en geëvalueerd.
Voor het hospice geldt dat de kandidaat-vrijwilliger in elk geval eerst drie keer meeloopt met een “inwerkvrijwilliger”, waarna een evaluatie met de coördinator plaats vindt. Tijdens het inwerktraject wordt gebruik gemaakt van een checklist zodat alle punten en praktisch zaken aan bod komen. Eventuele kritiekpunten worden aan de coördinator doorgegeven en meegenomen in het evaluatiegesprek.
Hierna is het mogelijk om als “tweede” vrijwilliger ingezet te worden. Deze vrijwilliger mag, tot de cursus is gevolgd, niet alleen een dienst in het hospice verrichten.
Vrijwilligers die kiezen voor de thuissituatie kunnen tot de basistraining is gevolgd als “tweede” vrijwilliger meedraaien in het hospice.
1.2 Criteria van afwijzing
– Niet achter de doelstelling en uitgangspunten van VPTZ Zuidoost Friesland kunnen staan.
– Niet voldoen aan de belangrijke eigenschappen die bij de kandidaat-vrijwilliger aanwezig moeten zijn.
2 Basisafspraken
Iedere vrijwilliger
• Volgt de introductietraining volgens de regels en normen van de VPTZ
• Neemt deel aan werkoverleg/ themabijeenkomsten/ praktische instructie
• Is bereid om deel te nemen aan aangeboden trainingen
• Is minimaal 1 (en bij voorkeur 2) dagdelen in de week inzetbaar, 1 dagdeel in de maand in het weekend en 1 dagdeel tijdens feestdagen. (uitzonderingen alleen in overleg met de coördinator)
• Draagt mede zorg voor de continue bemensing in het hospice
• Is op tijd aanwezig voor zijn/ haar dienst.
• Draagt zelf zorg voor vervanging wanneer hij/zij onverhoopt niet kan, verandert dit op het rooster en geeft dit door aan de coördinator. (geldt niet bij ziekte)
• Stelt zich op de hoogte van recente ontwikkelingen via de nieuwsbrief en middels notulen van het werkoverleg.
3 Overige afspraken
Met vrijwilligers worden afspraken gemaakt over inzetbaarheid, het oplossen van geschillen, onkostenvergoeding, verzekering en over inspraak.
3.1 Beëindiging inzet
De vrijwilliger stelt de coördinator van de hospice één maand van te voren in kennis van het besluit om het vrijwilligerswerk te beëindigen.
Mocht om wat voor reden dan ook de ingezette vrijwilliger de gemaakte afspraken ten aanzien van inzet niet na kunnen komen, dan dient dit zo snel mogelijk te worden doorgegeven aan de coördinator. Dit om de continuïteit gewaarborgd te laten zijn.
Indien naar de mening van de coördinator en het bestuur van de VPTZ Zuidoost Friesland een vrijwilliger disfunctioneert, kan de coördinator de samenwerking met de vrijwilliger stopzetten.
3.2 Geschillen
Geschillen moeten zoveel mogelijk in goed overleg opgelost worden. Bij geschillen tussen vrijwilligers beslist de coördinator. Deze beslissing is bindend.
Bij conflicten tussen een vrijwilliger en de coördinator beslist het bestuur. Deze beslissing is bindend.
3.3 Onkosten
Voor vrijwilligers is een collectieve W.A.– schadeverzekering afgesloten. Er kan aanspraak op deze verzekering worden gemaakt voor de tijd dat de vrijwilliger is ingezet.
3.5 Inspraak
Inspraak van de vrijwilligers is van belang, omdat zij op de werkvloer staan en het beste weten wat wel of niet in de zorg functioneert. Vrijwilligers kunnen hun wensen en voorstellen kenbaar maken in de bijeenkomsten als het werkoverleg of uiteraard individueel aan de coördinator doorgeven inzake bevindingen vanuit de praktijk.
De vrijwilliger wordt op de hoogte gehouden van mogelijke wijzigingen in de organisatie en andere ingrijpende wijzigingen in het algemeen beleid.